La gestione efficace dei processi aziendali è oggi universalmente riconosciuta come un prerequisito per raggiungere gli obiettivi aziendali in modo efficiente.
Questa necessità si applica non solo alle grandi aziende, ma anche alle ditte individuali, alle piccole e medie imprese (PMI) e ai lavoratori autonomi.
Avere una visione chiara sulla qualità, sulla tempistica delle attività, sul valore della produzione e sulla conformità ai contratti rappresenta un elemento imprescindibile per qualsiasi azienda che ambisca al successo.
Cosa troverai nell'articolo
Controllo delle Attività su Commessa.
Ma cosa si intende esattamente per gestione delle commesse?
La gestione delle commesse è un elemento chiave per pianificare la qualità, la sicurezza, il tempo e la redditività delle operazioni aziendali.
Con un sistema di gestione delle commesse efficace, è possibile monitorare una serie di dati cruciali:
- Tempo impiegato:È possibile calcolare il tempo necessario per completare un determinato progetto o servizio.
- Tempo per ogni attività: Si può registrare il tempo dedicato a ciascuna attività pianificata.
- Produttività e resa: È possibile valutare la produttività e la resa in ogni area o per ciascuna qualifica.
- Costi: La gestione delle commesse permette di tenere sotto controllo i costi associati alle operazioni.
In definitiva, la gestione delle commesse consente di valutare l’efficienza della struttura produttiva e di monitorare i margini di redditività di ciascuna commessa.
Mantenere un servizio o una produzione all’interno dei livelli di performance attesi è cruciale e richiede una pianificazione attenta sin dalla fase di studio.
Esigenze Specifiche delle Aziende.
Ma cosa devono cercare le aziende quando si tratta di gestione delle commesse?
Ecco alcune esigenze specifiche:
- Pianificazione efficiente: è essenziale pianificare con precisione i lavori e le attività per massimizzare l’efficienza.
- Controllo delle attività: si deve essere in grado di monitorare l’avanzamento delle attività in tempo reale.
- Ottimizzazione delle risorse: utilizzare al meglio le risorse disponibili per massimizzare i risultati.
- Affidabilità nella comunicazione: comunicare tempestivamente e in tempo reale gli incarichi agli operatori è fondamentale.
- Coordinamento e gestione: coordinare, gestire e controllare gli operatori è essenziale per il successo delle operazioni.
- Approvvigionamenti: pianificare e controllare l’approvvigionamento delle risorse necessarie.
- Pianificazione flessibile: essere in grado di adattarsi a imprevisti e varianti è cruciale per il successo a lungo termine.
Esistono molte tecniche di programmazione e strumenti disponibili, e la scelta dipende dalle specifiche esigenze aziendali.
Rilevazione dei Tempi di Lavoro e Timesheet
Una delle risorse più importanti per una gestione delle commesse efficiente è la quantificazione del tempo di lavoro per ogni attività.
Questo obiettivo viene raggiunto attraverso l’uso di un timesheet, che è un modulo per la registrazione delle attività quotidiane e la quantificazione del tempo impiegato per ciascuna di esse.
Ma il timesheet non serve solo a monitorare il tempo. Offre anche un’opportunità di miglioramento delle performance dei lavoratori.
Consente alle aziende di monitorare i costi e i ricavi delle diverse attività associate a una commessa in tempo reale.
L’Evoluzione Tecnologica nella gestione delle commesse.
In passato, la compilazione del timesheet era spesso un processo manuale su carta o fogli Excel. Tuttavia, grazie all’evoluzione tecnologica, oggi esistono soluzioni software mobile basate su cloud che rendono questo processo molto più veloce ed efficiente.
Queste soluzioni consentono alle aziende di gestire simultaneamente diverse commesse, garantendo un equilibrio tra la pianificazione giornaliera delle attività e delle risorse e la pianificazione strategica a medio e lungo termine.
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DigiRep è il software di gestione delle commesse progettato per migliorare la gestione delle attività e delle commesse in azienda, sia in sede che fuori sede.
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Esempi Pratici e Case Studies
Risparmio di tempo e aumento della produttività.
Per illustrare l’efficacia della gestione delle commesse, prendiamo l’esempio della dell’azienda Coati. Quest’azienda ha implementato un sistema integrato di gestione commesse che ha permesso una riduzione del 20% nei tempi di gestione e un aumento del 15% della produzione. Un fattore chiave è stato l’utilizzo di un software di gestione progetti che ha permesso una migliore pianificazione e un monitoraggio in tempo reale dello stato delle commesse.
Impatto sulle Risorse Umane
La gestione efficace delle commesse ha un impatto significativo sulle risorse umane. La formazione dei dipendenti su come utilizzare i software di gestione delle commesse non solo aumenta l’efficienza ma migliora anche il morale dei lavoratori, poiché si sentono più coinvolti e si rendono conto di risparmiare tempo nella compilazione dei rapportini.
Metriche di Successo e Valutazione delle Performance.
Per valutare l’efficacia della gestione delle commesse, è fondamentale stabilire metriche di successo chiare. Queste possono includere il rispetto dei tempi di consegna, la riduzione dei costi, l’aumento della produttività e la soddisfazione del cliente. Attraverso regolari analisi delle performance, le aziende possono identificare rapidamente aree di miglioramento e intervenire tempestivamente